İşletmeler büyüdükçe çok tesisli hale gelmekte , uluslar arası piyasalara girmekte ve hatta , farklı ülkelerde fabrikalara sahip olmaktadır. Bu şekilde yoğun rekabet altına giren işletmeler, karşılarına çıkan fırsatları değerlendirme, kuvvetli yönlerini koruma, zayıf yönlerini geliştirme ile rakiplerine üstünlük sağlama amacındadırlar.
İşte ERP sistemi bu hedefler doğrultusunda, işletme kaynaklarının , stratejiler doğrultusunda etkin ve verimli kullanılmasını sağlayan bir yazılım sistemidir.
ERP kullanmayan şirketler, iş uygulamalarını, kağıda dayalı sistemler ile dağınık ve birbiriyle bağlantıları olmayan yazılımları birleştirerek, yürütmeye çalışırlar. Bunun sonucu, ellerinde hiçbir zaman genel bilgi olmadığı için yönetimde çeşitli sorunlarla karşılaşırlar. ERP sistemi de bu farklı uygulamaları bir araya getirmek üzere tasarlanmıştır.
1988 yılında Deoitte & Touch Consulting firmasınca yapılan bir araştırmaya göre, firmaları ERP’ ye geçişte zorlayan etkenler şöyledir.
1. Teknolojik Nedenler :
a) Dağınık sistemlerin tekrar yerleştirilmesi
b) Bilginin kalitesinin arttırılması
c) Ticari işletmelerin tümleştirilmesi
d) Eski ve modası geçmiş sistemlerin değiştirilmesi
e) Büyümeyi sağlayacak sistemleri elde etmek
2. İşlevsel Nedenler :
a) İş başarımını artırmak
b) Giderleri düşürmek
c) Müşteri memnuniyetini arttırmak
d) Yeni iş stratejilerini geliştirme olanağına kavuşturmak
e) Küresel iş yaşamına uyum sağlamak
Yine bu anket sonucu ERP kullanan firmaların elde ettikleri yararlar şöyle belirlenmiştir.
1. Stokların azalması
2. Personel azalması
3. Verimliliğin artması
4. Sipariş yönetiminin gelişmesi
5. Satın alma giderlerinin azalması
6. Ödeme yönetiminin gelişmesi
7. Gelirlerin artması
8. Lojistik giderlerin azalması vb. birçok nedenleri bu nedenlere ekleyebiliriz.
Bu konuda araştırmada Vestel Elektronik Tic. A.Ş.’ de yapıldı, ERP’ nin ve SAP’ ın firmadaki işleyişi hakkında bazı bilgiler edinildi.
Firmada SAP yazılımının 4 modülü faaliyete geçmiştir. Bu modüller SD ( Satış Dağıtım ) , MM ( Malzeme Yönetimi ) , FI ( Mali Muhasebe ) , CD ( Maliyet Muh. ) ve kontroldür.
Verilen bilgiye göre firmada ERP sistemleri kullanmanın ana amaçları stokları en aza indirerek verimliliği arttırarak, maliyeti minimuma indirerek en yüksek karı elde etmektir.
SAP sistemini hayata geçirmek kolay bir şey olmadığı için firmada SAP proje ekibi kurulmuştur. Bu ekibin amaçları şunlardır;
√ İş süreçlerinin mevcut durumunu ortaya koymak ve iyileştirme çalışmaları yapmak
√ İşletmenin organizasyonu ve insan kaynakları mevcut durumunu ortaya koymak
√ İşletmenin bünyesinde yer alan belli başlı bilgi sistemleri donanımına ilişkin alt yapıyı hazırlamak
√ Uygulama yazılımlarına ilişkin bilgi toplamak ve kullanıcı problem ve ihtiyaçlarını kavramak
Bu amaçlar ışığında proje ekibi sistemi belirli sürelerde yeniden yapılandırma ve hataları asgariye indirme çalışmalarını yürütmektedir.
İşletme uygulama yazılımı alt yapısının en belirleyici özelliği birbirinden ayrık bilgi adacıklarından oluşmasıdır. Edinilen bilgiye göre bu yapının organizasyona yansıması iki noktada toplanır; birincisi tekrar eden işlemler ve verimsizlik, ikincisi ise varolan bilginin yönetim aracı olarak kullanılmamasıdır. Bu adacıklar arasındaki bilgi alışverişi kullanıcılar tarafından genellikle manuel işlemlerle yerine getirilmektedir. Bu tür bir yapının şirketin faaliyetlerine etkileri şu şekilde özetlenebilir.
√ Her bir kullanıcı kendi işleri için gerekli olan bilgiyi üretmekte ve bu bilgi kendi bilgi adacığında kalmaktadır. Başkalarının bu bilgiye erişimi mümkün olmamaktadır.
√ Adacıklar arasında bilgi alışverişi genellikle birinden yazılı olarak alınan bilgilerin diğerlerine kullanıcı tarafından tekrar girilmesi şeklinde olmaktadır.
√ İşlerin akışı sırasında bir sonraki işlemi yerine getirecek birim yada kişi önceki adacıkta oluşmuş olan bilgiye erişememekte, bu nedenle işlemlerini yerine getirirken gerekenden fazla zaman ve emek harcamaktadır.
Donanım alt yapısının en belirleyici özelliği, şirketin günümüzdeki ve yakın gelecekteki ihtiyaçlarını karşılayacak teknik kapasiteye ulaşabilmesi için ilave yatırımlara ihtiyaç duyulmaktadır. Bu nedenle işletme faaliyetlerinde SAP yazılımına geçiş uygun görüldüğü belirtilmiştir.
