EDI: Electronic Data Interchange Nedir?
EDI nedir diye sormadan önce işletmelerin iş ortakları ile arasından belge iletebilmesi için çeşitli yollar mevcuttur. Bu yolları kullanan işletmeler için işletmeden işletmeye değişiklik gösteren birkaç farklı yöntem vardır. Bu yöntemlerden doları bazı karışıklıklar ortaya çıkabilmektedir.
EDI Nedir?
EDI Sistemi nedir diye bakacak olursak; EDI, Türkçe karşılığı ile (Elektronik Veri Değişimi), işletmelerin iş ortakları ile standart bir elektronik yöntem aracılığla işletmelere özel iş süreç belgelerinin bir bilgisayardan diğer bir bilgisayara belirli bir kontrol yapısına bağlı olarak gönderilmesidir.
EDI Sistemi sayesinde, kâğıt ile hazırlanan iş süreç belgelerinden elektronik belge sistemlerine geçen işletmeler maliyetlerinde büyük bir azalma, işlemleri yapabilme hızlarında büyük bir artış, insandan kaynaklı hatalarda azalma ve işletmenin iş ortakları ile ilişkilerde memnuniyette artış sağlanabilir.
EDI Sistemleri, üretim yaparak ürün üreten, bu ürünleri sevk eden, satın alan veya ürün yerine hizmet üreten işletmeler ve sigortacılar, sağlık hizmet kuruluşları, yolcu taşıma kuruluşları arasında hızlı, pratik ve sorunsuz bir veri alınıp, gönderilmesini sağlar. İşletme iş süreç belgelerinin gönderilmesi için EDI Sistemlerinin kullanılması normaldir fakat en yoğun olarak kullanıldığı iki yer satın alma sipariş kayıtları ve faturalarıdır. En basit tanım ile EDI Sistemleri işletme içerisindeki iş süreçlerinin ve işletme iletişimi ile ilgili belge hazırlama, işlemenin yerini alır. EDI Sistemleri sayesinde işletme iş gücü belgelerinde bir standartı oluşturmak ve elektronik ortamdan yani kâğıt israfı yapmadan bu belgelerin iletimini sağlanmaktadır.
EDI Sistemlerinin daha iyi anlaşılması için bir örnek verelim. Bir satıcı işletme alıcısına sattığı ürün karşılığında kendi bilgisayarından bir fatura keser. Kestiği faturanın kopyasını alıcısına kargo ile gönderir. Alıcı gelen faturayı kendi bilgisayarına girer. Burada olan asıl olay satıcının bilgisayarından alıcının bilgisayarına bilgilerin aktarılmasıdır. EDI Sistemleri işte bu bilgi aktarım süreci içerisinde ki manuel olarak yapılan işlemleri azaltarak ya da ortadan kaldırarak elektronik hale getirir.
EDI Sisteminin Faydaları
• Maliyetlerde azalma sağlar.
• İşlem hızlarında artış sağlar.
• Verimlilik de artış sağlar.
• İşletme iş ortakları ile ilişkilerde memnuniyeti arttırır.
• Maddi fayda sağlar.
• İşletmenin kâğıt ile yapılan işlemlerini otomatikleştirir.
• Raporlama süreçlerini iyileştirir.
• Stratejik fayda sağlar.
• Çalışanlardan kaynaklı hataları en aza indirir veya ortadan kaldırır.
• Stok seviyesinde azalma sağlar.
• Zamandan tasarruf sağlar.
• Kaynakları doğru yönetebilmeye yardımcı olur.
• Sipariş süreçlerinde oluşabilecek yoğunluklarda daha kolay yönetim imkânı tanır.
EDI Sistemlerinin Entegrasyonu
EDI Sistemlerinin entegrasyonu; telefon görüşmelerinin fazlalığı, kâğıt faturaların karmaşıklığı, fakslar ve e-postalar gibi uzun işlemler gerektiren, insan gereksiniminin fazla olduğu süreçlerde bu gereksinimleri azaltır. EDI Sistemlerinin Entegrasyonu sayesinde daha hızlı geri dönüş, manuel işlemlere göre daha az hata ve çalışanların verimliliklerinin artışı gibi birçok fayda sağlar. EDI Sistemleri, verilerin saklanmasından işlenmesine kadar, kâğıt işletme iş süreç belgelerinin düzenlenmesi ve sınıflandırılması gibi işlemler için harcanan zaman, kaynak ve maliyetlerde azalma sağlar. EDI Sistemleri, elektronik olarak gerçekleştirilen iletişim süreçlerinde manuel olarak yapılan işlemleri ortadan kaldırır ve alıcı ile satıcı yönetim sistemleri arasından veri alışverişini hızlandırarak katkı sağlar.
ERP Sistemleri ile EDI Sistemleri protokoller açısından tam olarak uyuşmakta ve işletmelerin ERP Sistemleri ile tam olarak entegre olabilmektedir. ERP Sistemleri ile entegre olması sayesinde işletmenin tüm iş süreçlerinde oluşan belgeler elektronik ortamda kolayca işlenebilmekte ya da gönderilebilmektedir.
EDI Sistemleri, ERP Sistemleri ile tam olarak entegre olabildiği için iki farklı işletme bünyesinde bulunan kişiler, işletme içerisinde bulunan verileri görebilir. İşletme içerisinde ne kadar sipariş işlenirse işlensin, EDI Sistemleri kullanan işletmeler her zaman maliyetlerde tasarruf sağlar. Kâğıt olarak hazırlanan işletme iş süreç belgeleri için çalışan kişiler fazlaca zaman ayırmak zorundadır. İnsandan kaynaklı hata oluşması bu durum içinde mümkündür. EDI Sistemleri sayesinde hızlıca ve hatasız hazırlanan belgeler işletmenin iş ortakları ile hızlı bir şekilde paylaşılır. Bu işlemlere ek olarak da ERP Sistemleri içerisinde entegre olan EDI Sistemleri daha kolay ve anlaşılır raporlar ortaya koyabilir.
